Quanto custa terceirizar a folha de pagamento do seu escritório

Quanto custa terceirizar folha de pagamento: a resposta honesta

Sábado de manhã, escritório vazio. O Ricardo, sócio de um escritório contábil em Joinville, espalhou duas propostas impressas sobre a mesa de reunião. Queria decidir quanto custaria tirar a folha de dentro de casa. Tinha acabado mais um mês em que a única analista de DP saiu às dez da noite.

Uma proposta cobrava por funcionário, a outra por empresa. A segunda parecia tão mais barata que ele quase assinou ali mesmo. Em dezembro veio a conta.

Com o 13º salário, as férias coletivas e uma onda de rescisões no comércio, o Ricardo descobriu que cada rescisão era cobrada à parte. A folha complementar também não estava no pacote. A proposta barata saiu mais cara.

O Ricardo é inventado. Aquele sábado, porém, se repete em muitos escritórios que tentam descobrir quanto custa terceirizar folha de pagamento olhando só para o número da proposta. Esse número é a parte mais visível da conta. Quase nunca é a maior.

A resposta honesta é que o valor depende do escopo. Parece evasivo, mas é a resposta mais útil. Dois prestadores podem chamar de "folha" serviços muito diferentes. O número de qualquer proposta só significa alguma coisa quando você sabe o que ele cobre e o que deixa de fora.

A outra metade da resposta está dentro de casa. O custo de terceirizar só se entende ao lado do custo de continuar fazendo a folha com a sua equipe. E esse segundo custo quase nunca está calculado.

Uma tabela de valores ajudaria pouco, porque muda a cada carteira. O que ajuda é saber montar a conta.

O custo real da folha feita dentro de casa e o que a proposta não mostra

A maioria dos escritórios sabe quanto paga de salário para quem faz a folha. Poucos sabem quanto a folha custa de fato. Sobre o salário entram os encargos e os benefícios. Entram também o sistema de folha e o tempo de estudo a cada mudança de regra, que nunca aparece como linha própria.

Os itens que quase nunca aparecem na planilha são outros. Quando a analista sai de férias, alguém cobre, e esse alguém costuma ser o dono. Quando ela pede demissão, a vaga fica aberta por semanas. A pessoa nova leva meses para conhecer as convenções coletivas da carteira.

Nesse meio tempo, o retrabalho cresce. Holerite refeito, guia gerada de novo, informação enviada outra vez. Nada disso tem rubrica própria. Tudo consome horas.

Para chegar a um número que se compara com qualquer proposta, divida o custo total de quem faz a folha pelo número de funcionários processados por mês. Antes, separe as horas gastas com outras tarefas. O post sobre o custo de um analista interno comparado com terceirizar monta essa conta linha a linha.

Do lado da proposta, o erro mais comum é comparar o valor da primeira linha sem ler o resto. Na maioria das propostas entram o cálculo da folha mensal, os holerites, as guias do mês, as férias, os afastamentos e o 13º salário. A partir daí, cada prestador decide de um jeito.

Admissões e rescisões podem ser cobradas por evento. Folha complementar, correção de meses passados e o recálculo quando a convenção coletiva fecha o reajuste no meio do ano podem estar dentro ou fora. Leia cada linha.

Alguns serviços quase sempre viram projeto avulso. A regularização de passivo, a auditoria de folha e a implantação do cliente que chega desorganizado estão entre eles. Pacotes com limite de movimentações cobram o excedente à parte. Em novembro e dezembro, essa linha pesa.

Há ainda um custo que nenhuma proposta lista, porque ele fica com você. Coletar os dados com o cliente, conferir o que volta e responder às dúvidas dele. É um trabalho menor do que produzir a folha, mas continua existindo e entra na sua conta.

Como comparar propostas de terceirização de folha

Comparar propostas começa por colocar todas na mesma unidade. O mercado costuma cobrar de três formas, e muitos contratos misturam duas delas.

Na cobrança por funcionário, o prestador cobra por pessoa processada no mês. Em geral há um mínimo por empresa, e o valor cai conforme a faixa sobe. É o modelo mais fácil de repassar ao cliente.

Na cobrança por empresa, cada CNPJ tem um valor fixo que muda com o porte. Funciona melhor quando a carteira é parecida de um cliente para outro. No pacote por faixa de funcionários, o escritório contrata uma capacidade mensal para a carteira inteira. E paga por ela mesmo nos meses de pouco uso.

Com a unidade igualada, peça que cada proposta liste o que está incluído, o que é cobrado por evento e o que fica de fora. Compare custo por funcionário processado contra custo por funcionário processado. Com o mesmo escopo dos dois lados.

Alguns traços da carteira aumentam o trabalho de qualquer prestador. Conhecer cada um antes da conversa evita surpresa no segundo mês. Convenções coletivas diferentes na mesma carteira pesam, cada uma com piso, adicionais e data de reajuste próprios. Muitos estabelecimentos por cliente também.

Rotatividade alta, comum em comércio e restaurante, traz admissão e rescisão toda semana. Folha com muitas variáveis, como comissão, hora extra, adicional noturno e banco de horas, multiplica as conferências. O dado que chega tarde, como o ponto enviado no dia 3 do mês seguinte, encurta o prazo de quem fecha.

O passivo antigo precisa ser resolvido antes de a rotina andar. Quem chega à conversa com essa lista recebe uma proposta mais próxima do que vai pagar de verdade.

Existe ainda um custo que não aparece em proposta nem em planilha: o do erro. Guia que sai errada ou atrasada vira conversa difícil com o cliente. No seu escritório, quem explica é você. Informação enviada errada vira correção, e correção vira hora de alguém que já estava com o mês cheio.

O cliente que recebe o holerite errado duas vezes começa a olhar para outros escritórios. O risco existe com equipe própria e com parceiro. A diferença está em quem segura a rotina quando a pessoa que sabe tudo falta.

Ao avaliar uma proposta, pergunte quem revisa o trabalho do lado do parceiro. Pergunte em quanto tempo ele volta. E pergunte o que acontece quando o cliente manda o dado fora do prazo. Essas respostas dizem mais sobre o custo final do que a primeira linha.

Como repassar ao cliente e onde o DêConta entra

O cliente continua pagando a você o honorário da folha. A margem é o que sobra desse honorário depois do valor do parceiro e do tempo de conferência e atendimento. Três acertos evitam perder dinheiro nessa passagem.

O primeiro é usar no contrato com o cliente a mesma unidade do contrato com o parceiro. Se você paga por funcionário, cobre por funcionário, com faixas. O segundo é tratar rescisão, admissão e folha complementar como serviço à parte nos dois contratos, ou deixar claro o limite incluído em cada um.

O terceiro é colocar o reajuste dos dois contratos na mesma época do ano. Assim a margem não encolhe quando só um deles muda. A conta de honorário e margem está no post sobre honorários de folha de pagamento e a margem que sobra ao terceirizar.

No DêConta Contador, a equipe do DêConta executa a folha e as rotinas de departamento pessoal nos bastidores. O trabalho volta conferido ao seu escritório. A equipe não fala com o seu cliente: toda a comunicação passa por você, com o seu nome e o seu padrão.

A revisão, a estratégia e o relacionamento continuam com o escritório. Dá para começar por um grupo de clientes, sem passar a carteira inteira de uma vez. Antes de começar, a equipe mapeia volume, prazos e o que mais pesa na sua folha.

Depois, a área entra com limite, prazo e responsável combinados. O valor depende desse escopo, por isso é combinado depois do mapa. Veja como funcionam a folha e o departamento pessoal na quarteirização do DêConta.

O que essa conta muda na forma de ver o escritório

Essa conta deixa lições que valem para além da folha. Preço e custo são números diferentes. O preço está na proposta. O custo aparece em dezembro, no retrabalho e nas horas que o dono passa cobrindo férias.

Quem compara só preço compara a parte menor da conta. Escopo é a moeda da negociação, porque duas propostas só se comparam quando descrevem o mesmo trabalho.

O tempo do dono também tem custo, mesmo sem aparecer na folha do escritório. Cada noite gasta fechando holerite é uma noite a menos pensando em preço, carteira e crescimento. Visto assim, a pergunta sobre a folha vira uma pergunta sobre o desenho do escritório inteiro.

O primeiro passo prático vem antes de pedir qualquer proposta: levantar a própria carteira. Quantos funcionários, quantos CNPJs, quais convenções. Quantas rescisões no último ano e quais clientes mandam dado fora do prazo.

Com essa lista na mão, as propostas passam a ser comparáveis. A conversa com qualquer parceiro fica mais curta e mais clara, porque os dois lados falam do mesmo trabalho.

Se a sua dúvida é quanto a folha do seu escritório custaria fora de casa, comece por esse levantamento. Depois, fale com o DêConta e conte como está a sua folha hoje. O valor sai do escopo que a gente desenhar junto.

Perguntas frequentes

Qual o valor para terceirizar a folha de pagamento?

Depende do número de funcionários, de CNPJs, das convenções coletivas e do que entra no escopo. Peça proposta com essa lista em mãos e compare sempre o mesmo escopo.

Quanto um contador cobra para fazer uma folha de pagamento?

Cada escritório define o próprio preço, em geral por funcionário ou por faixa, a partir do trabalho que a carteira dá. Quando a produção é terceirizada, o preço ao cliente precisa cobrir o parceiro, a conferência e o atendimento.

É mais barato contratar ou terceirizar a folha?

Depende do volume e da estabilidade da carteira. Com poucos funcionários processados ou volume que oscila, terceirizar tende a pesar menos. Com volume alto e estável, uma pessoa dedicada pode compensar.