Quanto custa um funcionário no escritório contábil, além do salário

Quanto custa um funcionário no escritório contábil

Sexta à tarde, o Paulo acompanha até a porta o terceiro candidato entrevistado para a vaga de analista de departamento pessoal. O escritório dele cresceu mais rápido do que a equipe. De volta à mesa, ele olha o anúncio ainda aberto na tela e faz a conta de cabeça: o salário do anúncio, multiplicado por doze.

O Paulo é personagem, mas essa tarde se repete em muitos escritórios contábeis. E o tropeço dele também: a conta parou no salário. Saber quanto custa um funcionário no escritório contábil pede uma conta bem maior, porque o salário é só a parte que todo mundo vê.

Por baixo dele estão os encargos, o 13º, as férias e os benefícios. Vêm também a cobertura de quem sai de férias, o treinamento e a rotatividade. E há as horas que o dono passa ensinando e revisando.

Só com tudo isso na mesa dá para comparar contratar com terceirizar. A pergunta que importa é outra. Quanto custa ter essa pessoa produzindo, mês após mês, com a folha fechando no prazo?

O salário domina a decisão porque está no anúncio, na entrevista e no holerite. O resto fica espalhado em lugares que ninguém soma no mesmo dia. Uma parte nem passa pelo caixa: são as horas de gente experiente que para de produzir para o novo analista aprender.

Ajuda separar o custo em três camadas. A primeira vem junto com o salário em toda contratação. A segunda é o que a rotina cobra para manter a pessoa produzindo. A terceira é o risco.

Encargos, rotina e risco: o custo que o salário esconde

A primeira camada é conhecida. Encargos sobre a folha, 13º, férias e benefícios como transporte, alimentação e plano de saúde. Você faz essa conta para os clientes todo mês.

O tropeço está em não fazer a mesma conta para o próprio escritório. Quem só lança o salário na planilha descobre o 13º no fim do ano. E descobre as férias quando a pessoa avisa que vai viajar.

Cada surpresa dessas aperta o caixa nos meses em que o trabalho também aperta. O jeito sóbrio é tratar esses itens como custo desde o primeiro dia. Reserve todo mês uma parte do que vai vencer.

A segunda camada é a da rotina. Ela aparece primeiro nas férias. Quando o analista sai, a carteira continua fechando, e alguém assume o lugar dele.

Pode ser um colega fazendo hora extra. Pode ser um temporário treinado às pressas. Com mais frequência do que se admite, é o próprio dono.

Depois vem o desenho do mês. No departamento pessoal, o aperto chega no fechamento da folha, no 13º e nas férias de dezembro e janeiro. No fiscal, chega nas apurações e nas entregas, com a DCTFWeb e as guias vencendo na mesma janela.

Fora desses picos, a capacidade sobra. O salário continua igual. Na prática, você contrata para o pior dia do mês e paga pelo mês inteiro.

O treinamento entra na mesma camada. Ninguém chega fechando a folha de uma clínica com plantões e adicional noturno no primeiro mês. Até o novo analista entregar uma competência sem revisão linha a linha, alguém precisa ensinar.

Quase sempre é o dono ou o analista mais experiente. Enquanto explica a convenção, o sistema e as manias de cada cliente, essa pessoa para de produzir.

Agora some a saída, que costuma chegar cedo. Um estudo de 2020 publicado na revista Sociedade, Contabilidade e Gestão, da UFRJ, analisou admissões e desligamentos registrados no CAGED entre 2008 e 2017. O recorte foram as atividades de contabilidade, consultoria e auditoria contábil e tributária.

Entre as características mais frequentes dos desligamentos apareceu o vínculo de 1 a 24 meses de trabalho na empresa (Pletsch, Witt, Silva e Hein, 2020). Muita gente sai justamente quando o treinamento começava a dar retorno. E o escritório volta a anunciar, entrevistar, testar e treinar.

A terceira camada quase nunca aparece em planilha. Uma equipe maior pede gestão: escala de férias, conversa sobre desempenho, conferência e conflito entre colegas. Cada hora que o dono passa supervisionando sai da conversa com o cliente.

Existe também o risco de concentração. Em muitos escritórios, uma pessoa leva a carteira na cabeça. Ela sabe qual cliente manda nota no último dia e qual sindicato atrasa a convenção.

Enquanto ela está lá, tudo anda. No dia em que sai, o escritório descobre quanto do processo estava documentado. Quase sempre é menos do que parecia.

Por último, o erro. Uma folha calculada errado gera retrabalho, correção e um cliente desconfiado. Esse custo não aparece no holerite de ninguém, mas o escritório paga.

Contratar ou terceirizar: como comparar do jeito certo

Com as três camadas na mesa, a comparação muda. A pergunta passa a ser quanto custa cada unidade de trabalho entregue. No departamento pessoal, é a vida processada por mês. No fiscal, a apuração entregue. No contábil, o balancete fechado.

Divida o custo total da pessoa pelo que ela de fato fecha. Faça o mesmo com a proposta do parceiro, no mesmo escopo. Dois ajustes deixam a conta justa.

Se o analista também atende cliente ou cobre outra área, separe essas horas antes de dividir. Do lado terceirizado, some o tempo que continua no escritório. Pedir os dados ao cliente, conferir a entrega e responder às dúvidas dele também custam.

Quando outra equipe contábil executa para o seu escritório, sem contato com o seu cliente, o nome desse modelo é quarteirização. O post sobre quarteirização contábil explica como ele funciona no dia a dia.

Contratar compensa quando o volume é alto e estável o ano inteiro. Também compensa quando a função é de revisão, relacionamento ou consultoria, que depende de conhecer o cliente de perto.

Faz sentido ainda quando você quer formar alguém para assumir uma área no futuro. Ou quando a carteira tem um nicho de regra muito própria, que só se aprende com anos de casa.

Muitos escritórios acabam num desenho misto. Mantêm uma pessoa experiente para revisar e falar com o cliente. E passam adiante a produção que se repete todo mês.

O contador sabe o que precisa ser feito. O desafio não é saber, é dar conta.

O que muda quando você enxerga a equipe pelo custo total

A primeira lição: o salário é o começo da conta, nunca o fim. A sua planilha só fica honesta com uma linha para cada camada. Isso inclui a chance de a pessoa sair nos dois primeiros anos e as horas que você mesmo passa revisando.

A segunda: a capacidade de uma equipe tem forma. O trabalho contábil chega em picos que não respeitam o tamanho da sua folha.

A terceira: toda contratação traz um risco de saída. Ele pesa mais quando o conhecimento está na cabeça de uma pessoa só. Documentar o processo protege o escritório, qualquer que seja a decisão.

A quarta: o seu tempo é o recurso mais escasso do escritório. Cada hora gasta supervisionando a rotina sai da relação com o cliente.

Com isso na mesa, a pergunta muda. Em vez de decidir se contrata ou não, você pergunta que parte do trabalho precisa estar dentro de casa. E que parte só precisa ser bem feita, no prazo, por alguém de confiança.

Às vezes a resposta é contratar. Às vezes é manter uma pessoa experiente e passar a produção adiante. Nos dois casos, a decisão sai da conta inteira.

No DêConta Contador, a equipe do DêConta executa nos bastidores as rotinas combinadas de departamento pessoal, fiscal, contábil, legal e BPO financeiro. O trabalho volta conferido ao seu escritório. A equipe não fala com o seu cliente, e estratégia, revisão e relacionamento continuam com você.

Dá para começar por uma área ou por um grupo de clientes. Antes, a equipe mapeia volume, prazos e o que mais pesa na sua rotina. Cada área entra com limite, prazo e responsável combinados.

Com esse mapa, a comparação com uma contratação fica no mesmo critério. Veja como funciona a quarteirização do DêConta. Se quiser fazer essa conta com a sua carteira, fale com o DêConta.

Perguntas frequentes

Quanto custa um funcionário para a empresa?

Bem mais do que o salário. Entram os encargos sobre a folha, o 13º, as férias e os benefícios. Por cima vêm treinamento, rotatividade e o tempo de gestão do dono.

Quais custos de um funcionário não aparecem no holerite?

Recrutamento, treinamento, cobertura nas férias e capacidade ociosa fora dos picos. Entram também a saída da pessoa e as horas que o dono passa ensinando e revisando.

É mais barato contratar ou terceirizar?

Depende do volume e da estabilidade dele. Divida o custo total do analista pelo que ele fecha por mês e compare com a proposta do parceiro, no mesmo escopo. Volume baixo ou com picos fortes costuma favorecer a terceirização.

Por que a rotatividade pesa tanto no custo de um funcionário?

Porque cada saída reinicia o ciclo de recrutar e treinar. Em escritórios contábeis, muitas saídas acontecem nos dois primeiros anos de casa, antes de o treinamento dar retorno.